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timefacts Quick Start Guide

timefacts Quick-Start Guide

Introduction #

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie mit timefacts Ihre Arbeitsabläufe und Projekte besser erfassen, messen und optimieren können?

Die timefacts Quick Start Guide bietet Ihnen eine kurze Einführung in die wichtigsten Grundlagen der Software. Mit nur ein paar Klicks erstellen Sie Ihr erstes Projekt, legen dazugehörige Aufgaben an und weisen diese definierten Projekt-Mitarbeitern zu.

Klicken Sie durch die Navigation und legen Sie gleich mit Ihrem ersten Projekt los!

 
 
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Projekt anlegen #

1. Projekt anlegen

 

Legen Sie zuerst ein Projekt an. Ob Sie einen Website-Relaunch planen, ein Kundenprojekt realisieren oder ein neues Produkt-Feature implementieren: sämtliche Aufgaben, Dokumente, Mitarbeiter und Ziele, die für das Projekt relevant sind, verwalten Sie an einer Stelle.

Beim Erstellen eines neuen Projekts legen Sie die wichtigsten Informationen – wie z.B. Name, Budget und Deadline – gleich fest. Vergeben Sie Tags, um die Verwaltung mehrerer Projekte zu erleichtern und ergänzen Sie weitere Informationen wie Teammitglieder, Meilensteine und projektrelevante Dokumente.

 
 
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Wenn Sie Kundenprojekte abwickeln, können Sie im nächsten Schritt gleich einzelne Arbeitspakete, die Abrechnungsart sowie die Anzahl an verfügbaren Stunden oder Tagen definieren.

 
 
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TIMEFACTS-TIPP
*Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, um wichtige Informationen und Notizen festzuhalten – entweder als Reminder für sich selbst oder als Mitteilung an einzelne Projekt-Mitglieder.
 
 

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Aufgabe anlegen #

2. Aufgabe anlegen

 

Legen Sie als nächstes eine erste Aufgabe für Ihr Projekt an. Auch Meetings, Telefonate und administrative Aufgaben können Sie unter Aufgaben erfassen und terminieren – für heute, nächste Woche, nächstes Quartal oder wann immer Sie wollen.

Beschreiben Sie die Aufgabe mit einem kurzen Namen und ordnen Sie sie einer Kategorie zu – so können Sie den Aufwand einzelner Aufgabenarten wie z.B. Meetings, Aufwandsschätzungen oder Vertragsverhandlungen projektübergreifend verfolgen, auswerten und optimieren.

Auch in der Aufgaben-Übersicht können Sie gleich Deadlines eintragen, Tags vergeben sowie Dokumente anhängen. So haben Sie alle relevanten Informationen für Ihre einzelnen Aufgaben immer gleich zur Hand.

 
 
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Die Aufgabe soll durch einen Mitarbeiter erledigt werden? Mit einem Klick weisen Sie Ihre Aufgabe einem Team-Mitglied zu. Den Status Ihrer zugewiesenen Aufgaben können Sie in Ihrer Aufgaben-Übersicht unter „zugewiesene Aufgaben“ stets verfolgen. Auf Wunsch können Sie automatische Notifications abonnieren, um in Echtzeit über Änderungen und Status des Projektes benachrichtigt zu werden.

 
 
TIMEFACTS-TIPP
*Ergänzen Sie weitere Informationen zur Frist und zum geplanten Aufwand. timefacts ermittelt automatisch die Prioritäten Ihrer einzelnen Aufgaben untereinander. Ihre Aufgaben können Sie manuell nach Priorität sortieren und abarbeiten. Prioritäten können auch manuell definiert und angepasst werden.

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Team verwalten #

3. Team verwalten

 

Definieren Sie im nächsten Schritt Ihr Projekt-Team. Laden Sie einzelne Mitarbeiter oder Kollegen zu Ihrem Projekt ein und legen Sie die verfügbaren Ressourcen fest.

Geben Sie den Namen eines Mitarbeiters ein, ergänzen Sie seine Rolle im Projekt und legen Sie nach Wunsch beispielsweise eine maximale Anzahl an Stunden fest, die der Mitarbeiter für das Projekt aufwenden soll.

Nutzen Sie individualisierbare Rollen-Konzepte, um Hierarchien abzubilden, Funktionen wie Projektleitung o.ä. zuzuweisen und Zugriffsrechte zu verwalten.

 
 
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In der Team-Übersicht können Sie in Echtzeit einsehen woran beispielsweise Team-Mitglieder arbeiten und wo gerade freie Kapazitäten sind.

 
 
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TIMEFACTS-TIPP
*Auch Freelancer und externe Mitarbeiter können Sie unkompliziert in Ihr timefacts-Projekt mit einbinden. Anhand der Standard-Rollen oder Ihrer persönlich definierten Freigaben verwalten Sie Zugriffsrechte für interne und externe Mitarbeiter. Vertrauliche Dokumente werden im Projekt nur für freigegebene Mitarbeiter sichtbar.
 
 

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Arbeitszeit erfassen #

4. Arbeitszeit erfassen

 

Jetzt geht’s an die Arbeit. Über die timefacts Sidebar können Sie Ihre Arbeitszeit direkt auf hinterlegte Aufgaben und Projekte buchen. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um hierfür einen Zeitlog zu starten. Die Aufgabe können Sie danach als erledigt oder noch offen markieren – zum Beispiel wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weiter an der gleichen Aufgabe arbeiten möchten.

Ebenso können Sie für jede Ihrer neuen Aufgaben einen Arbeitslog mit einem Klick starten. Klicken Sie in der Sidebar unten rechts auf „Zeitlog starten“ um die Stoppuhr zu starten. Verlieren Sie keine Zeit und ergänzen Sie die relevanten Informationen wie z.B. zum dazugehörigen Projekt auch erst später – die Stoppuhr läuft erstmal auch ohne Zuordnung weiter. Der Stoppzeiger kann auch beliebig oft angehalten und erneut gestartet werden.

 
 
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Ihre erfassten Arbeitszeiten nach Tag, Projekt oder Aufgabe können Sie jederzeit direkt in der Sidebar einsehen.

 
 
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TIMEFACTS-TIPP
*Geleistete Arbeitszeit können Sie auch nachträglich erfassen. Klicken Sie einfach in der Sidebar auf „Zeitlog nachtragen“, ergänzen Sie Ihre Arbeitszeit und ordnen Sie sie einer Aufgabe oder einem Projekt zu. Erfasste Arbeitszeiten können Sie auch jederzeit anpassen. Einfach auf dem Zeitlog klicken und die erfasste Zeit direkt anpassen.
 
 

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Kalender #

5. Integrierter Kalender

 

Nutzen Sie den integrierten Kalender, um alle Deadlines und Termine im Blick zu behalten. Terminieren Sie Meetings und Telefonate und verknüpfen Sie diese direkt mit Ihren Aufgaben und Projekten. Deadlines für einzelne Aufgaben und Projekte werden nach Wunsch im Kalender ein- oder ausgeblendet.

Die Darstellung können Sie optional nach Zeit, nach Projekt oder nach Mitarbeiter filtern. Mit einem Klick importieren Sie auch eigene Kalender oder synchronisieren Ihren timefacts-Kalender mit anderen gängigen Kalender-Tools.

 
 
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TIMEFACTS-TIPP
*Auch persönliche Termine können Sie unkompliziert festhalten. Dank benutzerdefinierter Freigaben verwalten Sie gezielt Zugriffsrechte und können Kollegen einladen oder Freigaben für Kunden und externe Partner erteilen.
 
 

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Dokumente ergänzen #

5. Projektbezogene Dokumente ergänzen

 

Stellen Sie sicher, dass jeder Projekt-Mitarbeiter auf alle für ihn relevante Informationen und Materialen zugreifen kann – und dass diese immer dem aktuellen Stand entsprechen.

Hinterlegen Sie alle Angebote, Planungsdokumente, Aufträge und Rechnungen direkt im Projekt. So verlieren Sie keine Zeit, nach Anhängen, Dateien oder Vereinbarungen in Ihren Emails zu suchen oder bei Ihren Kollegen anfragen zu müssen. Ihre Dokumente sind immer online verfügbar und können auf jedem Gerät bearbeitet und kommentiert werden.

Änderungen zu Ihren freigegebenen Dokumenten können Sie bequem über die Änderungshistorie nachverfolgen. Vertrauliche Information und Dateien sind nur für die Projektmitarbeiter sichtbar, für die sie explizit freigegeben wurden.

 
 
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TIMEFACTS-TIPP
*Für wiederkehrende Vorgänge können Sie Vorlagen aufsetzen und diese für Ihre Teammitglieder freigeben. Ihre Vorlagen können Sie im Menü unter „Einstellungen“ verwalten.
 
 

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Analyse & Reporting #

5. Analyse & Reporting

 

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben und Projekte in Echtzeit und identifizieren Sie Optimierungspotenzial.

Sobald Sie mit der Erfassung Ihrer Arbeitszeit auf Projekte und Aufgaben beginnen, arbeitet der timefacts Algorithmus im Hintergrund mit. In Ihrer persönlichen Übersicht oder nach Wunsch direkt im Dashboard sehen Sie auf einen Blick, woran Sie wie lange gearbeitet haben und wie es um Ihre aktuellen Projekte steht.

 
 
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Definierte Nutzer, wie z.B. Projektleiter, können weitere Funktionalitäten verwenden, um Gesamtprojekt-Auswertungen mit einen Klick und nach dem eigenen Bedarf zu erstellen. Somit haben Sie die Profitabilität und den Status Ihrer Projekte stets unter Kontrolle.

 
 
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TIMEFACTS-TIPP
*Aktivieren Sie die Benachrichtigungen, um Vorschläge zur Optimierung Ihrer Arbeit zu erhalten. Die timefacts-Algorithmen lernen aus Ihren bisherigen Projekten und identifizieren jene Bereiche bei denen Sie beispielsweise Zeit sparen oder Ihre Ressourcen besser einplanen können.
 
 

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timefacts - Den Überblick bewahren #

Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Aufgabenpaket? Was sind Tags und wie setze ich sie sinnvoll ein?

Hier erklären wir in ein paar Worten die wichtigsten Begriff, denen Sie in der timefacts-Software begegnen werden.

 

Projekte

Projekte stehen im Mittelpunkt Ihrer täglichen Arbeit. Indem Sie Ihre Aufgaben Projekten zuordnen, werden sämtliche Zeitaufwände transparent und granular messbar. Sie sparen sich separate Auswertungen zum Einsatz Ihrer Ressourcen und zum Status des Projektes.
 
Ein Projekt kann beispielsweise ein genau definiertes Kundenprojekt im Rahmen eines Auftrags oder als eine Art Sammelbecken fungieren beispielsweise für administrative Aufgaben wie die Reisekostenabrechnung. Ihre Projekte können Sie frei definieren so wie es Ihren Bedürfnisse am besten passt.
 
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Aufgabenpaket

Aufgabenpakete sind Bestandteil des klassischen Projektmanagements und beschreiben einen klar definierten Teil eines Projekts. Vor allem bei größeren Projekten macht es Sinn, das Projekt in kleinere „Pakete“ aufzubrechen. So behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern können auch unterschiedliche Teile eines Projektes unterschiedlich behandeln. Für Unternehmen, die Kundenprojekte abwickeln, ermöglichen Aufgabenpakete nicht nur eine bessere Planung und Steuerung der Arbeit, sondern vor allem ein effizientes Projekt-Controlling. Aufgabenpakete können sowohl direkt abgerechnet werden als auch erst als Teil des Gesamtprojekts.
 
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Zeitlog

Ein Zeitlog erfasst den genauen Zeitaufwand, der für eine Aufgabe benötigt wird. Ein Zeitlog kann sowohl in Echtzeit erfasst als auch nachträglich ergänzt werden. Für einzelne Aufgaben können mehrere Zeitlogs erfasst werden. Anhand der erfassten Zeitlogs können Sie genau einsehen, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben bei welchen Projekten aufgewendet haben.
 
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Tags
 
Mit Tags verwalten Sie zusätzliche Informationen zu Projekten, Aufgaben oder Personen. Markieren Sie einzelne Aufgaben und Projekte oder weisen Sie sie bestimmten Gruppen zu. Tags können flexibel eingesetzt werden, lassen sich filtern und jederzeit über die Suchfunktion finden.
 
Beispielsweise können Sie bei größeren Teams alle Teammitglieder mit spezifischen Kenntnissen durch Tags markieren. Ziel: schnellstmöglich den am besten qualifiziertesten Mitarbeiter für ein Projekt zu identifizieren und einzusetzen. Oder Sie möchten mit einem Klick aller Ihrer Kunden sehen, die ein bestimmtes Produkt im Einsatz haben.

 
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Prioritäten

Die Prioritäten-Funktion berechnet automatisch Prioritäten für Ihre Aufgaben. Wenn Sie beim Anlegen einer Aufgabe einen Zeitaufwand, den Nutzen und eine Frist ergänzen, wird die Priorität auch in Bezug auf Ihre weiteren Aufgaben ermittelt und direkt in der Aufgabe hinterlegt. Sie verlieren keine Zeit, Ihre Aufgaben selbst zu priorisieren. Die automatisch generierten Prioritäten können Sie jederzeit manuell anpassen.
 
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