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timefacts - FAQ

F.A.Q. Themen durchsuchen

Allgemein

  • Welche Voraussetzungen bestehen für den Einsatz von timefacts?
    Es bestehen keine technischen Voraussetzungen für die Implementierung. Da es sich bei timefacts um einen webbasierten Tool handelt, muss nichts installiert werden. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen funktionierenden Browser und schon können Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen und Projekte managen - via PC, Mac, Mobile oder Tablet.
  • Wie wird timefacts eingesetzt? Für wie viele Mitarbeiter oder Teams ist timefacts geeignet?
    timefacts wird vielseitig und branchenübergreifend eingesetzt. Ob in der Dienstleistungsbranche, im Bereich Handel, Industrie, Beratung oder Softwareherstellung: Unternehmen weltweit nutzen die Anwendung, um erhöhte Transparenz in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Im ersten Schritt geht es vielen Unternehmen darum zu verstehen, wie lange woran gearbeitet wird, durch wen und zu welchen Kosten.
  • Kann ich timefacts an meine Anforderungen anpassen?
    Sie stellen Ihr persönliches timefacts zusammen basierend auf die Funktionen, die für Ihr Unternehmen entscheidend sind. Wünschen Sie sich eine stärkere Integration mit weiteren Businesstools, so können Sie timefacts beispielsweise um die bewährten elunic Standardmodule für CRM, Warenwirtschaft, eCommerce, PIM, Finance oder HR ergänzen. Selbstverständlich bieten wir auch Integrationen für Ihre bestehenden Tools an. Gerne unterstützen wir Sie ebenfalls bei der Entwicklung individueller Lösungen.
  • Warum sollte ich timefacts einsetzen?
    Ein effektives Zeitmanagement und agiles Projektmanagement sind entscheidend für den Erfolg aller internen und externen Projekte – denn so nur können Deadlines und Budgets eingehalten und eine optimale Ressourcen- und Zeitplanung geleistet werden. timefacts bietet Ihnen eine integrierte, modulare Lösung, die Ihnen schneller und effizienter arbeiten lässt und die kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.
  • Was ist timefacts?
    timefacts ist eine cloudbasierte Arbeitsumgebung, über die Sie Ihre Arbeitsabläufe in Echtzeit erfassen, analysieren und optimieren können. Die Vorteile des Projektmanagements verbunden mit flexiblen Collaboration-Tools in einer benutzerfreundlichen Anwendung, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Datensicherheit

  • Kann ich timefacts auf meinen eigenen Servern hosten?
    Die Software kann jederzeit auch in Ihrem Rechenzentrum installiert werden und behält dennoch die Update-Funktionalität.
  • Wer kann meine Daten einsehen?
    Nur Sie können Ihre Daten einsehen. Für Projekte und Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen, Kunden und Partnern können Sie über benutzerdefinierte Rollen und Rechte gezielt Freigaben erteilen.
  • Wo werden meine Daten gespeichert?
    Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.

Demo & Kauf

  • Kann ich timefacts nachträglich ergänzen?
    Sie können timefacts jederzeit um weitere Module oder Integrationen erweitern. Sie möchten beispielsweise Ihre Kundenbeziehungen und die dazu gehörigen Prozesse im gleichen Tool organisieren und nach verfolgen? Oder vielleicht möchten Sie Ihre HR-Prozess mit timefacts verzahnen? Sowohl zusätzliche Module als auch Eigenentwicklungen sind schnell einsatzbereit.
  • Welche Zahlungsmethoden werden angeboten?
    Als Zahlungsmethode können Sie zwischen die Zahlung per Kreditkarte und per Lastschrift wählen.
  • Ich habe an eine Demo teilgenommen oder einen Test-Zugang erhalten und möchte timefacts in mein Unternehmen einführen – was ist der nächste Schritt?
    Sie können sich entweder an Ihren persönlichen Ansprechpartner wenden oder das Team in München kontaktieren: per Email unter info@elunic.com oder Telefon unter 089 / 4161 737 - 30.
  • Kann ich einzelne Zusatz-Module vor einer Kaufentscheidung testen?
    Selbstverständlich. Wenn Sie timefacts um weitere elunic Standardmodulen für CRM, eCommerce, PIM, Warenwirtschaft, Finance oder HR erweitern möchten, können Sie diese ebenfalls im Voraus testen. Sprechen Sie uns einfach an.
  • Wie kann ich timefacts testen?
    Registrieren Sie sich einfach über das Kontaktformular für eine unverbindliche Demonstration. In einer kurzen Websession haben Sie die Möglichkeit, uns gleich Ihre Fragen zu Stellen. Anschließend erhalten Sie einen kostenlosen Test-Zugang, mit dem Sie und Ihre Kollegen 30 Tage lang alle Features und Funktionen ausprobieren können.

Projektmanagement

  • Kann ich Tickets mit timefacts verwalten?
    Als klassisches Projektmanagement-Tool wird das Thema Ticketing im vollen Umfang abgedeckt, ergänzt um Arbeitszeit-Tracking - Mitarbeiter können Arbeitszeiten direkt auf Tickets erfassen. Sie können Tickets zu einzelnen oder mehreren Projekten zuordnen, einen geplanten Aufwand für die Bearbeitung von Tickets definieren sowie Dokumente an Tickets anhängen. Optional können Sie Ihren Kunden oder externen Partnern Zugang gewährleisten.
  • Was ist mit den Dokumenten, die zu einem Projekt gehören?
    Müssen Sie die Konditionen eines ursprünglichen Angebots überprüfen, eine bestimmte Präsentation finden oder das Datum einer Rechnung bestätigen - mit timefacts haben Sie alle Dokumente, die in Zusammenhang mit einem Projekt stehen, jederzeit und überall parat. Auch Ihre Meeting-Notes können unkompliziert integriert werden. Sie sparen viel Zeit, indem Sie alte Emails nicht mehr durchsuchen oder Mitarbeiter hinterher laufen müssen, um einen bestimmten Anhang zu finden. Anhand der Review-Historie sehen Sie auf einen Blick, welche Änderungen und durch wen gemacht wurden. Durch benutzerdefinierte Freigaben behalten Sie die Kontrolle darüber, welche Dokumente für welche Projektmitarbeiter und externe Ansprechpartner sichtbar sind.
  • Kann ich Projektinformationen mit einem externen Ansprechpartner teilen?
    timefacts erleichtert die Zusammenarbeit bei Projekten sowohl mit Teamkollegen als auch mit Ihren Kunden und externen Partner. Ob Sie einem externen Ansprechpartner lediglich den aktuellen Status eines Projekts mitteilen oder einen tieferen Einblick in ein Projekt gewährleisten möchten: anhand definierter Benutzerrollen können Sie Freigaben erteilen und genau festlegen, welche projektbezogene Daten eingesehen werden dürfen.
  • Wie kann ich meine Ressourcenauslastung verwalten?
    Anhand der genauen, aufgabenbezogenen Übersicht in timefacts sind Sie stets in der Lage, Ihre Ressourcen in Echtzeit zu verwalten. Auf einen Blick können Sie freie Ressourcen erkennen und diese agil einteilen. Auch Engpässe oder andere kritische Entwicklungen im Projekt werden anhand des timefacts Algorithmens frühzeitig erkannt und Sie können rechtzeitig handeln.
  • Welche Vorteile habe ich durch den Einsatz von timefacts?
    Mit timefacts behalten Sie Ihre Projekte während des gesamten Projektzyklus im Blick: von der Angebotserstellung, über die Projektierung und Umsetzung, bis hin zur finalen Rechnungsstellung - mit allen dazugehörigen Daten und Dokumenten gleich zur Hand. Dank erhöhter Transparenz und effizienterem Management, können Sie Ihre Projekte konsistent im Rahmen von Etats und Zeitplänen fertigstellen. Die gewonnene Zeit können Sie beispielsweise in neue Projekte investieren. Besonders wichtig für viele unserer Kunden: mit timefacts vereinfachen Sie ebenfalls die Zusammenarbeit zwischen Projektmitarbeiter, Kunden und Partner.

Rechnungen, Reporting & Analyse

  • Wie teile ich meine Reports mit Externen?
    Definieren Sie verschiedene Benutzerrollen und laden Sie auch externe Ansprechpartner dazu ein, detaillierte Projekt-Reports einzusehen. Automatische Reports können ebenfalls eingerichtet und versendet werden - mit der Option, diese noch zu personalisieren.
  • Welche Reportings und Analysen sind mit timefacts möglich?
    Sie können entweder auf Standard-Berichte zurückgreifen oder benutzerdefinierte Analysen erstellen, um schnell aus der Vergangenheit zu lernen, die Gegenwart zu steuern und die Zukunft zu prognostizieren. Über die leichte Erfassung, Aufbereitung und Interpretation von Daten heraus können Sie eWP als Unterstützung bei der Entscheidungsfindung einsetzen. Unsere Algorithmen zeigen beispielsweise auf, wo Arbeitsaufwand reduziert werden kann. Die Auswertungen bieten Ihnen einen Überblick aller relevanten Kennzahlen und ermöglicht Ihnen, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren. Mit Hilfe einer Data-Warehouse Lösung werden Daten verschiedener Quellen normalisiert und gespeichert.
  • Kann ich meinen Rechnungsprozess mit timefacts automatisieren?
    Ja! Sie können beispielsweise wiederkehrende Rechnungen komplett automatisieren und dennoch mit einer hohen Grad an Personalisierung versehen.
  • Kann ich einsehen, welche Leistungen bisher bei einem Projekt in Rechnung gestellt wurden?
    In timefacts haben Sie alle Angebote, Leistungen, dazugehörigen Arbeitszeiten und Rechnungen auf einen Blick. So stellen Sie sicher, nur tatsächlich geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen und behalten noch abzurechnende Leistungen im Blick.

Zeiterfassung

  • Wie erkenne ich wie viel Arbeitszeit für welche Aufgaben oder Projekte aufgewendet wurde?
    Benutzen Sie die vordefinierten Aufgabentypen oder definieren Sie eigene Aufgabentypen und legen Sie fest, ob diese beispielsweise abrechenbar - für Kundenprojekte - oder nicht abrechenbar sind. Mit dem Reporting-Tool können Sie auf Knopfdruck eine Übersicht aller geleisteten Arbeitsstunden pro Tag, Woche oder Monat einsehen und diese auf Basis von Aufgabentypen oder Projekten analysieren und auswerten.
  • Kann ich auch Meetings und Termine in timefacts verwalten?
    Mit dem integrierten Kalender behalten Sie den Überblick über alle Ihre Aufgaben. Terminieren Sie mit einem Klick Meetings und Calls, verknüpfen Sie diese mit einer Aufgabe oder einem Projekt, laden Sie Kollegen ein oder erteilen Sie Freigaben für kunden und externe Partner. Mit einem Klick können Sie eigene Kalender importieren und Ihren timefacts-Kalender mit anderen gängigen Kalender-Tools synchronisieren.
  • Kann ich einen maximalen Zeitaufwand für einzelne Aufgaben oder Projekte festlegen?
    Wenn bei einzelnen Aufgaben, Arbeitspaketen oder Projekten einen genauen Zeitaufwand einzuhalten ist, so definieren Sie eine maximale Anzahl an Arbeitsstunden, die hierfür erfasst werden dürfen. Bei Überschreitungen wird der Mitarbeiter und nach Wunsch auch ein übergeordneter Projektleiter in Echtzeit darüber informiert. So können Sie freie Ressourcen einem Projekt schnell zuweisen oder bei externen Projekten eine Erweiterung des vereinbarten Zeitaufwands rechtzeitig besprechen. Für abrechenbare Aufgaben oder Projekte kann ebenfalls ein Höchstwert für erfasste, aber noch nicht berechnete Arbeitszeit festgelegt werden.
  • Wie erfolgt die Zeiterfassung?
    Anhand der benutzerfreundlichen timefacts-Sidebar war die Erfassung von Arbeitszeit noch nie so schnell. Egal mit welchem Programm Sie gerade arbeiten, loggen Sie die Arbeitszeit für jede Aufgabe mit einem Klick oder tragen Sie aufgewendete Zeit nachträglich ein. Mit einem Klick ordnen Sie geleistete Arbeitszeiten gleich einer bestimmten Aufgabe, einem Projekt oder Kunden zu. Die Zeiterfassung kann sowohl via Desktop am Arbeitsplatz oder auch mobil von unterwegs erfolgen.
  • Welche Zeiten kann ich mit timefacts erfassen?
    Mit timefacts werden Anwesenheiten sowie geleistete Arbeitszeit für Aufgaben und Projekte erfasst. Fehlzeiten und Urlaubstage können ebenfalls im Tool verwaltet werden. Alle Zeiten können sowohl in Echtzeit als auch nachträglich erfasst werden.